Cómo planificar el cronograma de una campaña
Cada temporada tiene su calendario
En México el año comercial gira en torno al Hot Sale de mayo o junio, el Buen Fin de noviembre y la temporada navideña. En España pesan el Black Friday, la campaña de Navidad y Reyes y las rebajas de enero. En toda la región está además el Día de la Madre, que no cae en la misma fecha en todos los países. Cada una de estas fechas obliga a planificar hacia atrás.
La plantilla parte de ahí. Hay un hito, el Lanzamiento de la campaña, y antes de él 27 días hábiles de trabajo: 9 de estrategia, 15 de producción y 3 de configuración de medios pagados. Después vienen 10 días de optimización semanal y 3 para el reporte de resultados. En total son 40 días hábiles, unas ocho semanas si no hay puentes de por medio.
Ojo con los puentes y festivos. El Buen Fin suele coincidir con el puente de la Revolución, y en España la primera semana de diciembre junta la Constitución y la Inmaculada. Si los registras en el calendario del proyecto, las fechas en días hábiles cuadran con la agenda real del equipo y de la agencia.
Tres campañas, tres maneras de usar la plantilla
La estructura es la misma. Cambian la duración de cada tarea, el número de piezas y cuánto tiempo está la campaña en el aire.
- Tienda online en el Hot Sale: brief de ofertas con el área comercial, inscripción como participante, creatividades para Meta y Google, banners para marketplaces y correos con cuenta regresiva.
- Campaña de Navidad de una marca de alimentación en España: spot corto para redes y YouTube, cartelería para el punto de venta, sorteo en Instagram y colaboración con dos o tres creadores de contenido.
- Captación de alumnos para una universidad o de leads para una empresa de software: landing con formulario, webinar o guía descargable, pauta en LinkedIn y Google y una secuencia de correos de seguimiento.
Las fases de la plantilla, tarea por tarea
Estrategia arranca con el Brief y objetivos (2 días): qué se quiere lograr, con qué presupuesto y para cuándo. Sigue Investigación y público objetivo (4 días), donde se decide a quién se le habla y con qué mensaje. Cierra el Plan de medios y presupuesto (3 días), que reparte la inversión entre canales y semanas.
En Producción, el Concepto creativo (5 días) define la idea central. Después, Piezas y contenidos (8 días) y la Landing page (5 días) avanzan en paralelo, así que la landing tiene 3 días de holgura. La Aprobación final (2 días) es el filtro antes de gastar un solo peso o euro en medios. En Difusión, la Configuración de medios pagados (3 días) deja listas las campañas, las audiencias y los píxeles. Luego vienen el Lanzamiento, la Optimización semanal y el Reporte de resultados.
Consejos para que el cliente apruebe a tiempo
En agencias, lo más difícil de controlar es la espera por el cliente o por la dirección. Unas reglas sencillas ayudan mucho.
- Presenta el concepto creativo por separado, antes de producir todas las piezas. Un cambio de idea en esa etapa cuesta días, no semanas.
- Acuerda por escrito cuántas rondas de cambios incluye la propuesta y en cuántos días responde el cliente.
- Pide una sola persona que apruebe. Las aprobaciones por un grupo de WhatsApp con cinco opiniones alargan cualquier plazo.
- Si hay área legal o de cumplimiento, como en banca o farmacéutica, ponla como tarea con responsable antes de la Aprobación final.
- Comparte el cronograma con el cliente para que vea qué fecha mueve cada retraso. En Great Gantt, con el plan Pro, pueden editarlo juntos.
Medición y reporte de resultados
El reporte empieza antes del lanzamiento. Las UTM, el píxel de Meta, las conversiones de Google Ads y los eventos de GA4 tienen que estar probados durante la Configuración de medios pagados. Si no, el informe final se basará en estimaciones.
Durante la Optimización semanal, revisa cada semana el costo por resultado, el CTR, la frecuencia y las ventas o leads. Mueve presupuesto entre conjuntos de anuncios y cambia las creatividades que se desgastan. El Reporte de resultados (3 días) compara lo invertido con lo planeado y el resultado con la meta del brief, y deja aprendizajes para la próxima campaña. Si la campaña dura más de dos semanas, alarga la optimización y el reporte se mueve solo.