دليل تجهيز العرس دون أن تفوتك المواعيد
العرس مشروع عائلي قبل أن يكون حفلة
في أغلب البلدان العربية لا يقرر العروسان وحدهما. فالأهل يشاركون في تحديد المهر المقدم والمؤخر، وقيمة الشبكة أو الذهب، وعدد المدعوين من كل عائلة، وهل يكون الحفل في قاعة أفراح أو فندق أو في بيت العائلة. ولذلك يبدأ النموذج بمهمة الميزانية وقائمة الضيوف المبدئية، لأن كل ما بعدها يتوقف على هذه الأرقام.
وعدد الضيوف هنا يختلف كثيرًا عن الأعراس الصغيرة في بلدان أخرى. فليس غريبًا أن تتجاوز القائمة 300 أو 500 مدعو، خاصة عندما تُدعى العائلة الممتدة والجيران وزملاء العمل. وهذا الرقم هو ما يحدد حجم القاعة وكلفة العشاء وعدد الطاولات.
يضم النموذج 13 مهمة في 3 مراحل، ومجموعها 32 يوم عمل. وهذه الأيام تقيس الجهد الفعلي من زيارات وتفاوض واختيار، لا مدة التجهيز كلها. ففي الواقع يمتد التحضير عادة من ستة أشهر إلى سنة، مع فترات انتظار طويلة بين عرض سعر وآخر وبين قياس الفستان وتسليمه.
من الخطوبة إلى كتب الكتاب: الأوراق والاتفاقات أولًا
عقد القران، أو كتب الكتاب، هو ما يجعل الزواج رسميًا، ويتم عند المأذون الشرعي أو في المحكمة بحضور الولي والشاهدين. وفي دول عديدة مثل السعودية والإمارات ومصر يُطلب الفحص الطبي قبل الزواج قبل توثيق العقد، وقد تستغرق نتائجه أيامًا. لذلك يُفضّل وضعه في الجدول قبل موعد كتب الكتاب بوقت كافٍ.
بعض العائلات تعقد القران قبل الزفاف بأشهر، وبعضها يجمعهما في الأسبوع نفسه أو في الليلة ذاتها. أضف مهمة لكتب الكتاب في Great Gantt واربطها بمعلم يوم الزفاف. وإذا تغيّر الموعد ترى فورًا هل ما زالت الأوراق والفحوص في وقتها. والإجراءات تختلف من بلد إلى آخر، فتأكد من الجهة المختصة في بلدك.
حفل الرجال وحفل النساء: جدولان في يوم واحد
في الخليج وفي كثير من العائلات المحافظة يُقام حفل للرجال وآخر للنساء، أحيانًا في قاعتين منفصلتين وأحيانًا في مكانين مختلفين. وهذا يعني موردين مختلفين أحيانًا، ومصورة للنساء، وتوقيتًا دقيقًا لدخول العريس إلى قاعة النساء. وهذه أمثلة على ما يدخل عادة في الجدول:
- ليلة الحناء مع النقاشة وفستان الحناء وضيافتها
- تصميم الكوشة وتنسيق ورود القاعة
- حجز فرقة الزفة أو الدي جي وتحديد موعد زفة العروس
- مصورة لقاعة النساء ومصور لقاعة الرجال
- بوفيه العشاء والقهوة العربية والتمر والحلويات
- التوزيعات والهدايا الصغيرة للمدعوات
- بطاقات الدعوة الورقية ورسائل الدعوة عبر واتساب
- حجز الفندق وتذاكر شهر العسل
مواسم ومواعيد تؤثر في حجز القاعة
قلّما تُقام الأعراس في رمضان، ولذلك تزدحم القاعات في الأسابيع التي تلي عيد الفطر وفي إجازة الصيف حين يعود المغتربون. وإذا اخترت هذه الفترة فاحجز مبكرًا جدًا. أما أيام الأسبوع، ففي دول تكون عطلتها الجمعة والسبت تُعد ليلة الخميس الأكثر طلبًا، وقد تكون أسعار الأيام الأخرى أقل.
أدخل في النموذج إجازات الأعياد والعطلات الرسمية في بلدك، حتى لا تظهر مهام الموردين في أيام لا يعملون فيها. ويمكنك أيضًا تعديل أيام العمل لتطابق عطلة نهاية الأسبوع المحلية.
أخطاء شائعة في تجهيز العرس
أكثر الأخطاء كلفة هو دفع عربون القاعة قبل الاتفاق على الميزانية وعدد المدعوين، ثم اكتشاف أن القاعة لا تتسع للعائلتين. ومن الأخطاء أيضًا تأجيل فستان العروس، فالخياطة والتطريز والقياسات قد تحتاج أربعة أشهر أو أكثر.
وفي الأسابيع الأخيرة تكون المشكلة غالبًا في تأكيد الحضور. فكثير من المدعوين لا يردون على الدعوة، والقاعة تحتاج عددًا نهائيًا لتجهيز العشاء والطاولات. خصص أسبوعًا كاملًا للمتابعة عبر واتساب. ولهذا يعتمد الاجتماع النهائي مع الموردين في النموذج على تأكيدات الحضور وترتيب الطاولات. ويمكنك تصدير الجدول بصيغة PDF أو Excel لإرساله إلى الأهل، أما تحريره مع منسقة الحفل في الوقت نفسه فهو ضمن خطة Pro.