Como planejar a implantação do ERP sem parar a operação
Por que a implantação de ERP costuma atrasar
Quase nunca é o software que atrasa. O que trava uma implantação de ERP é gente e dado. Os usuários-chave do financeiro, do fiscal e do estoque continuam fechando o mês, emitindo nota e atendendo cliente enquanto precisam validar parametrização e testar o sistema novo. Ao mesmo tempo, o cadastro de produtos chega com NCM errado, cliente duplicado e saldo de estoque que ninguém confia.
No Brasil há ainda uma camada que pesa mais do que em outros países: o fiscal. A empresa não pode ficar um dia sem emitir NF-e, e o SPED do mês da virada precisa sair certo, com parte dos dados vindos do sistema antigo e parte do novo. Por isso o cronograma não pode ser só uma lista de módulos. Ele tem que mostrar quando cada área será chamada, quanto tempo de cada pessoa o projeto consome e qual é a data exata da virada.
As 12 tarefas do modelo e onde está o caminho crítico
Na Preparação ficam o kickoff e governança (2 dias), o mapeamento de processos atuais (8 dias) e o escopo e desenho dos processos futuros (6 dias). Em Configuração e dados, a parametrização dos módulos (15 dias) e o desenvolvimento de integrações (12 dias) começam juntos, e o saneamento dos dados começa logo depois do mapeamento. A carga piloto só roda com módulos parametrizados e dados limpos.
O caminho crítico passa pelo mapeamento, pelo escopo, pela parametrização, pela carga piloto, pelos testes integrados e pela homologação até a migração final, que termina no dia útil 51. Depois vêm 10 dias de operação assistida. As outras frentes têm folga, mas pouca: as integrações têm 7 dias, o saneamento de dados tem 11 e o treinamento tem 13. No Great Gantt, as predecessoras já estão ligadas, então um atraso na parametrização empurra a virada automaticamente e o destaque do caminho crítico mostra o efeito na hora.
O que o fiscal brasileiro acrescenta ao cronograma
Reserve dentro dos testes integrados um bloco só para o fiscal. É aqui que a implantação mais costuma escorregar, porque um erro de CFOP ou de CST só aparece quando a nota é rejeitada pela SEFAZ ou quando o contador fecha o SPED. Peça ao escritório contábil que participe da homologação, não só da reunião de kickoff.
- Certificado digital A1 instalado e testado em todas as filiais que emitem nota
- Emissão de NF-e, NFC-e e CT-e no ambiente de homologação da SEFAZ, incluindo cancelamento, carta de correção e inutilização
- NFS-e de cada município onde a empresa presta serviço, que está migrando para o padrão nacional
- Campos de CBS e IBS da reforma tributária no XML da nota
- Geração de teste da EFD ICMS/IPI e da EFD-Contribuições a partir do ERP novo
- Bloco K, para indústrias: ficha técnica, ordens de produção e movimentação de estoque
Três cenários de implantação e como ajustar o modelo
Distribuidora com quatro filiais migrando para TOTVS Protheus. O peso está no saneamento do cadastro de produtos e na tabela de tributação por estado. Aumente o saneamento para 15 dias e crie uma tarefa de conferência de ICMS-ST por UF dentro dos testes.
Indústria de pequeno porte adotando SAP Business One. Além do financeiro, entram estrutura de produto, roteiro de produção e Bloco K. Vale separar a parametrização em duas tarefas, uma para financeiro e compras e outra para produção, cada uma com seu responsável.
Prestadora de serviços saindo de planilhas para um ERP em nuvem. Não há estoque nem Bloco K, então o modelo encolhe. Dá para cortar as integrações, reduzir os testes e manter a operação assistida, porque a primeira emissão de NFS-e e o primeiro faturamento recorrente sempre geram dúvidas.
Como escolher a data da virada
A virada mais segura acontece no primeiro dia útil do mês, depois do fechamento do mês anterior no sistema antigo. Assim o saldo inicial de contas a pagar, contas a receber, estoque e contabilidade sai de um balancete fechado, e o SPED de cada mês fica inteiro em um único sistema. Evite janeiro se a equipe ainda estiver às voltas com o fechamento anual, e fuja de novembro e dezembro no varejo por causa da Black Friday e do Natal.
Cadastre no calendário do projeto os feriados nacionais e os municipais de cada filial, além do Carnaval e das férias coletivas. Se a migração final for no fim de semana, marque sábado e domingo como dias de compensação para o cálculo em dias úteis bater com a realidade.
Erros comuns em implantação de ERP
Os mesmos tropeços aparecem em projetos de portes muito diferentes.
- Usuário-chave sem tempo liberado, tocando o projeto depois do expediente
- Começar a parametrização antes de fechar o desenho dos processos futuros
- Deixar o saneamento de dados para a semana da carga piloto
- Treinar os usuários cedo demais, semanas antes de usarem o sistema
- Encerrar a operação assistida antes do primeiro fechamento mensal completo no ERP novo