Como planejar a feature de agendamento, do requisito ao salão piloto
Por que agenda é mais difícil do que parece
No papel, agendamento é escolher dia, hora e confirmar. No salão, um corte feminino leva 45 minutos, uma progressiva leva três horas com pausa no meio, a manicure atende duas clientes ao mesmo tempo e o cabeleireiro folga às segundas. Se o app não conhece essas regras, ele oferece horários que não existem e a recepção passa o dia desmarcando cliente.
Por isso o modelo começa com entrevistas com clientes e com a recepção antes de qualquer tela. É ali que aparecem os detalhes que mudam o desenho do sistema: o encaixe que a recepcionista faz entre dois atendimentos, a cliente fiel que sempre marca com a mesma profissional, o intervalo de limpeza da cadeira e a política para quem falta sem avisar.
Outro ponto que pesa é que a maioria dos salões e clínicas no Brasil já agenda pelo WhatsApp. A feature nova não concorre com o nada. Ela precisa ser mais rápida que mandar uma mensagem e esperar resposta, e precisa conviver com quem continua marcando pelo telefone.
Onde essa feature costuma nascer
O modelo foi montado para um app de salão, mas a mesma estrutura de fases serve para outros negócios de horário marcado. O que muda são as regras de agenda e o peso de cada integração.
- Salão ou barbearia que perde horário com faltas e quer lembrete automático no WhatsApp na véspera.
- Clínica de estética ou odontológica, onde o agendamento guarda dados de saúde e o consentimento da LGPD entra no fluxo.
- Estúdio de pilates ou personal trainer que vende pacotes de aulas e precisa controlar vagas por turma.
- Pet shop com banho e tosa, em que o serviço depende do porte do animal e do horário de busca.
- Assistência técnica ou instalador que agenda visitas por janela de horário e por bairro.
Como os 27 dias úteis se distribuem
Descoberta e definição ocupa as primeiras duas semanas: entrevistas com clientes e recepção, regras de negócio de horários, serviços e profissionais, e os fluxos com wireframes. Assim que as regras fecham, o trabalho se divide em dois trilhos. De um lado, wireframes e UI das telas de agendamento. Do outro, a modelagem de dados da agenda, dos slots e dos serviços, seguida da API de disponibilidade e reservas. Os dois trilhos somam nove dias úteis cada e se encontram nas telas do cliente no app, então um atraso em qualquer um deles empurra o lançamento.
Notificações e lembretes automáticos e o painel do profissional com a agenda do dia dependem só da API. Eles têm um pouco de folga, cerca de dois dias para os lembretes e um para o painel, antes de atrasarem o beta. O teste com o salão piloto leva cinco dias úteis e só começa quando lembretes, telas do cliente e painel estão prontos. O lançamento da feature é o marco final.
No Great Gantt essas ligações já vêm como predecessoras. Se a API atrasar três dias, as telas do cliente, o beta e o lançamento andam juntos e o caminho crítico mostra que o painel do profissional deixou de ter folga.
Decisões que travam o cronograma se ficarem para depois
Algumas escolhas parecem detalhe de produto, mas mudam a modelagem de dados ou dependem de terceiros com prazo próprio. Vale fechar cada uma ainda na tarefa de regras de negócio.
- Duração de cada serviço e intervalo entre atendimentos, incluindo serviços que ocupam duas profissionais.
- Política de cancelamento e de falta, por exemplo cancelar sem custo até duas horas antes.
- Cobrança de sinal via Pix ou cartão no momento da reserva, e regra de devolução.
- Feriados nacionais, estaduais e municipais, além dos dias de folga de cada profissional.
- Fuso horário: o Brasil tem quatro, e uma rede com unidades em Manaus e em São Paulo precisa guardar o horário com o fuso da unidade.
- Lembrete pelo WhatsApp oficial exige modelo de mensagem aprovado, o que pode levar alguns dias, e opt-in do cliente.
Erros comuns ao lançar o agendamento
O erro mais caro é ligar a feature para todos os clientes no mesmo dia. O caminho mais seguro é um salão piloto, depois uma fração dos clientes com a feature atrás de uma feature flag e só então todo mundo. Se algo der errado, a flag desliga o agendamento pelo app e a recepção volta ao fluxo antigo sem perder reservas.
Outro clássico é a reserva dupla. Duas clientes tocam no mesmo horário ao mesmo tempo e as duas recebem confirmação. A API precisa travar o slot na hora da reserva, e o beta deve incluir esse teste de propósito. Também acontece de o painel do profissional não mostrar o que a recepção marcou por telefone, porque cada um grava num lugar. A agenda tem que ser uma só.
Por fim, defina antes do beta como medir o resultado: taxa de faltas antes e depois dos lembretes, parte dos agendamentos que passou a vir pelo app e quantas vezes a recepção precisou corrigir uma reserva. Esses números dizem se a feature está pronta para sair do piloto.